6 conseils pour réussir l’externalisation de vos tâches

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Gérer une entreprise demande du temps et de l’investissement.

Sauf qu’il est impossible de tout faire seul !

S’appuyer sur des prestataires extérieurs est bien souvent nécessaire pour des tâches que vous maîtrisez peu ou pour lesquelles vous avez peu de temps à accorder.

Mais comment déléguer correctement vos missions pour devenir un expert de l’externalisation ?

1) Anticiper ses besoins

Pour commencer, n’attendez pas d’être la tête sous l’eau pour faire appel à un freelance.

Même si ce dernier est un professionnel, il aura besoin d’être briefé et supervisé dans les premiers temps.

Autant anticiper un maximum pour qu’il soit pleinement opérationnel dès que le rush arrive !

2) Bien choisir les tâches à externaliser

Comment savoir quels travaux déléguer ? Commencez par faire une liste des missions qui vous prennent du temps et vous rapportent peu : la gestion administrative, la comptabilité, la recherche de documents, la veille, la rédaction d’emails, l’écriture de courrier, etc.

Puis, faites une seconde liste de tâches qui nécessitent des compétences que vous n’avez pas : design, rédaction, community management, développement, etc.

Enfin, dans un dernier temps, listez les prestations auxquelles vous voudriez accorder plus de temps : animation du blog, réponse aux commentaires sur les réseaux sociaux, participation à des forums, envoi de newsletter.

Vous voilà avec une belle liste de tâches à déléguer !

3) Prendre le temps de sélectionner ses prestataires

L’intérêt d’anticiper vos besoins est aussi de bénéficier de temps pour choisir vos freelances. Plus la tâche est importante pour le succès de votre activité, plus vous devrez passer du temps sur la sélection des prestataires.

Après avoir reçu différentes offres, ne vous arrêtez pas sur le tarif.

Vérifiez l’expérience du freelance et sa vision de votre projet. Pour ce faire, vous devrez peut-être passer un peu de temps avec lui au téléphone, sur Skype ou en face à face s’il vit dans votre ville.

Une étape nécessaire pour garantir le bon déroulement de votre collaboration.

4) Mettre en place des outils collaboratifs

Pour devenir le roi de l’externalisation, maîtrisez les outils collaboratifs !

Il est important d’être en contact permanent avec vos freelances, de pouvoir dialoguer simplement avec eux et partager les documents essentiels à leur travail.

Skype, Dropbox, Slack, Trello ou encore Google Drive sont autant d’outils qui méritent votre attention !

5) Rechercher sur des plateformes d’experts

Où recruter vos freelances ? Pour éviter la perte de temps, le mieux est de choisir une plateforme de prédilection sur laquelle vous aurez vos habitudes.

Pour la sélectionner, examinez les garanties qu’elle offre en termes de paiement, son ergonomie et surtout, la qualité et la quantité de freelances inscrits.

Par exemple, faite votre demande sur Mars87.com. La publication de votre demande de devis est rapide et gratuite.

6) Faire des points réguliers avec les prestataires

Enfin, si vous souhaitez que tout fonctionne parfaitement avec votre équipe de freelance, organisez régulièrement des visioconférences.

Avec l’ensemble de l’équipe ou seulement un prestataire en particulier, c’est comme vous préférez.

L’essentiel est d’échanger régulièrement pour faire un point sur l’avancée de la mission et répondre aux interrogations de chacun.

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