7 conseils pour ne pas se laisser submerger par ses emails

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Vous pensiez qu’avoir une boîte mail pleine était signe de productivité ?

Détrompez-vous, lorsque vous passez près de 3 heures de vos journées à consulter, lire et répondre à des courriels, c’est qu’il est temps de mettre en place quelques bonnes pratiques pour mieux gérer votre messagerie et gagner du temps au quotidien.

Découvrez nos 7 conseils pour une boîte email organisée et productive !

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1. Priorisez-les

Cela sonne un peu générique, mais l’organisation est essentielle pour maintenir votre boîte email saine.

Le premier réflexe, en attaquant votre journée de travail, est de consulter vos emails. Cependant, vous ne devez pas y passer la matinée.

10 minutes sur cette première tâche suffiront pour consulter et établir une priorité de vos emails pendant la journée. Vous n’aurez pas besoin de répondre à tous dans la foulée ni en même temps d’ailleurs. Traitez les emails prioritaires et ceux qui demandent juste quelques secondes.

Pour la suite de la journée, réservez des heures fixes pour consulter vos messages.  Cela peut être à chaque fois que vous finissez une tâche ou 3 fois par jour.

Quand vous le faites, procédez par lots pour épurer au fur et à mesure votre boîte de réception.  En dehors de ces temps, fermez votre outil de messagerie.

2. Halte aux multiples dossiers !

Il est vrai que regrouper vos emails selon des projets spécifiques vous facilite leur accès.

Néanmoins, multiplier les dossiers reste le meilleur moyen de ne plus s’y retrouver. Vous risquez également de passer à côté de certains emails qui ne sont attribués à aucun dossier.

Le mieux reste de classer vos messages par ordre d’importance, afin de leur accorder l’attention qu’ils méritent.

Ce qui nous amène au conseil suivant…

3. À chaque email, une action

Les emails que vous recevez ne sont pas tous aussi importants, c’est ce que nous avons vu précédemment.

Un message peut nécessiter une tâche immédiate, alors qu’un autre devra être traité plus tard.

Dès que vous êtes dans une plage « relevé d’emails », traitez vos messages un à un. Chacun d’eux devra faire l’objet d’une action :

• Traitez les emails qui peuvent être réglés en moins de 2 minutes.
• Passez les messages qui peuvent être traités plus tard dans votre to-do list.
• Archives ou supprimez les emails qui mettent fin à une conversation.

4. Un coup de balai quotidien

Votre boîte email n’est pas un musée de la messagerie.

Prenez le temps d’archiver ou supprimer les messages qui ne méritent pas d’être gardés.

N’oubliez pas de vider régulièrement votre corbeille, ainsi que le dossier « spam ».

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5. Créez d’autres adresses mail

Surtout, ne regroupez pas toutes vos activités dans la même boîte email.

Vous n’allez jamais vous y retrouver !

N’hésitez pas à créer plusieurs adresses (mais pas trop non plus), pour différencier vos relations professionnelles, vos messages personnels et vos activités annexes (si vous êtes inscrit dans un club, si vous faites du bénévolat, etc.).

Les newsletters ont tendance à envahir vos emails. Si vous souhaitez suivre certains blogs, médias ou concurrents pour votre veille, pensez à créer une adresse email spécifique.

Vous y verrez beaucoup plus clair au quotidien !

6. Utilisez d’autres solutions que l’email

Même si les emails débordent de votre boîte de réception, il est temps de passer à autre chose.

Les outils comme Slack, Flow ou Google Doc sont d’excellentes alternatives à l’utilisation de la messagerie.

Accessibles à tous, ces plateformes facilitent les échanges avec vos collègues et vos partenaires.

Elles permettent de soulager votre boîte de réception et d’instaurer un dialogue en temps réel.

7. Faites appel à un professionnel

Si la gestion de vos emails est trop chronophage au quotidien, vous pouvez faire appel à un(e) assistant(e) virtuel(lle) ou un(e) secrétaire freelance.

Spécialistes de la gestion administrative, ces professionnels peuvent répondre à certains emails pour vous et vous aider à gérer les autres messages.

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