Gestion des Soft Skills : L’Exemple De Dropbox

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Concept à la mode, les soft skills demeurent encore vagues dans l’esprit des Français. Mais comment les entreprises gèrent ces compétences sociales concrètement ? Exemple avec Dropbox, dont le DG France, Thibaud Champey, nous explique comment l’entreprise manage “les compétences douces”.

Yalayolo Magazine France : Comment faites-vous pour évaluer les soft skills d’un candidat lors d’un recrutement ? 

Thibaud Champey : Une de nos récentes études a révélé que 74% des salariés français reconnaissent l’intérêt des soft skills pour cerner le potentiel et les qualités d’un candidat, un élément que nous avons pris en compte très tôt au sein de notre processus de recrutement. En tant que plateforme collaborative de partage de contenus, la collaboration est clé pour s’épanouir chez Dropbox. Ainsi, dans un premier temps, notre direction des Ressources Humaines réalise un gros travail en amont pour repérer les candidats aux profils intéressants pour travailler chez Dropbox. Puis, les candidats sélectionnés accèdent à un premier entretien avec notre Hiring Manager. Celui-ci permet d’évaluer la capacité du candidat à se conformer aux valeurs que nous défendons, dont l’esprit d’équipe, l’humilité et la collaboration.

Si celui-ci est favorable, le candidat est soumis à cinq entretiens avec cinq collaborateurs différents liés ou non directement au poste. Au cours de ceux-ci, ses soft skills sont évaluées grâce, d’abord, à un travail approfondi avec le candidat sur chacune de nos valeurs puis par un jeu de questions réponses qui nous permet de tester son “ego” et sa capacité de résilience. Par exemple, il n’est pas rare de voir un candidat soumis à des questions du type : “Quelle est la chose dont vous êtes la plus fière depuis cinq ans ?” ou encore “Pouvez-vous nous partager une difficulté que vous avez rencontrée au cours de votre parcours professionnel et comment vous l’avez surmontée ?” La réponse du candidat permet de juger de son honnêteté et de son humilité et ainsi d’évaluer sa capacité ou non à développer les soft skills dont il aura besoin pour réussir dans son poste chez Dropbox.

Enfin, ce sont les cinq personnes en comité qui jugent de l’adéquation du candidat au poste. Le candidat doit bénéficier d’un résultat de 4 sur 5 personnes ayant donné un avis favorable pour être recruté. Chacun des évaluateurs doit remplir une fiche avec des arguments concrets plaidant pour ou contre l’embauche du candidat. Parmi eux, une grande part est faite aux soft skills du candidat.

Vous dîtes que chaque entité chez Dropbox a ses propres spécificités en termes de soft skills : pourquoi faire une telle division ? 

Il y a un “tronc commun” qui est lié aux valeurs de l’entreprise mais en fonction des métiers nous sommes également amenés à apporter certaines nuances. Un exemple très concret qui peut sembler un peu caricatural mais qui se révèle souvent vrai : les forces commerciales vont souvent avoir besoin de mettre en avant une capacité forte à aller vers l’autre et sont souvent des personnalités extraverties qui peuvent avoir plus d’ego. A contrario les ingénieurs en développement vont chercher plutôt un cadre de travail calme et serein et sont souvent plus introvertis. Nous sommes conscients de ces nuances et les prenons en compte dans notre processus de recrutement.

Comment évaluez-vous les soft skills nécessaires à telle ou telle entité ? 

Chez Dropbox, chaque entité a, en effet, ses propres spécificités et besoins en termes de soft skills. D’une part, nous mesurons ce besoin grâce à la collaboration. En effet, nous partons du principe que plus les collaborateurs d’une entité partagent un nombre de documents important et plus ils participent à des réunions, activités, ou événements hors des plages horaires de travail traditionnelles comme Tech for Good, plus cette entité requerra des salariés aux soft skills fortement développées.

D’autre part, les revues annuelles permettent de mesurer la contribution des salariés aux résultats de l’entité de laquelle ils dépendent et leur aptitude à collaborer avec les membres de leur équipe.

Quels sont vos garde-fous permettant d’éviter les erreurs de recrutement en termes de soft skills ? 

La collégialité est quelque chose que nous avons trouvé assez efficace jusqu’à maintenant : le panel de 5 entretiens par des personnes différentes permet de gommer les biais (positifs ou négatifs) que telle ou telle personne pourrait avoir sur un candidat. Si 4 des 5 personnes n’ont pas donné un avis positif, nous pouvons être amenés à avoir un ou deux entretiens supplémentaires sur les points qui ont été relevés. 

Dans un processus de recrutement, quelle est la part d’importance des soft skills par rapport aux hard skills ? 

Il faut trouver un juste équilibre. Le candidat doit disposer des compétences techniques clés liées au poste. Mais il doit aussi avoir les soft skills qui lui permettront de s’intégrer au sein de notre organisation et adhérer à la culture d’entreprise pour rester soudé avec les équipes dans toutes les situations. Nous accordons une grande importance à la notion de collectif pour, dans un but commun, collaborer et innover ensemble. Chez Dropbox, les soft skills auront toujours une place primordiale dans le processus de recrutement, notamment dans un contexte d’automatisation des tâches au travail de plus en plus prégnant.

En d’autres termes les soft skills peuvent-elles compenser une carence en hard skills ? 

Il va sans dire que les compétences techniques resteront clés en entreprise pour toute une panoplie de secteurs d’activités car ce sont elles qui permettent d’assurer la continuité des affaires en soulevant les bonnes questions. Toutefois, il est vrai que les soft skills prendront une place de plus en plus importante à l’avenir, notamment dans certains métiers du tertiaire comme ceux du conseil et des services à la personne où la relation et la satisfaction client sont primordiales. Alors que 20% seulement des salariés français voient bien ce que sont les soft skills*, chez Dropbox, nous sommes convaincus qu’elles peuvent avoir un impact dans l’entreprise bien au-delà du processus de recrutement du candidat et nécessitent un réel accompagnement. Elles doivent être porteuses des valeurs soutenues par notre culture d’entreprise et que nous voulons mettre en pratique dans notre travail au quotidien, sans pour autant devenir un but en soi.

Dans le contexte actuel de travail à distance contraint, nous voyons bien à quel point les soft skills sont importantes pour maintenir le lien, collaborer et continuer d’assurer une continuité de service auprès des clients.

En termes de formation, que mettez-vous en place chez Dropbox afin que vos collaborateurs améliorent leurs soft skills ? 

Notre direction des Ressources Humaines a mis en place des formations pour les collaborateurs. Que ce soit pour les contributeurs individuels ou les managers, des programmes sont proposés tout au long de l’année. Nous avons par exemple des formations pour les nouveaux managers pour leur apprendre à faire des entretiens individuels avec leurs équipes et les inciter à être bienveillants tout en étant candide et ne pas avoir peur de communiquer quand quelque chose ne va pas.

En ce moment, notre équipe “learning and development” conseille les salariés de Dropbox sous forme d’atelier hebdomadaire pour mieux s’adapter au mode remote et réussir à mettre à profit leurs soft skills, même à distance. Elle donne, par exemple, des trucs et astuces sur ce qui marche ou ne marche pas pour gagner en efficacité. Cet atelier redouble de pertinence pour nos collaborateurs confinés chez eux dans le cadre de la crise sanitaire du Covid-19. Sur le plan des évolutions de carrière, quand, chez Dropbox, un collaborateur accède au grade de manager, il bénéficie de trois semaines de formation pour se former à l’écoute de l’autre et apprendre à adopter les bons comportements pour faire face une multiplicité de situations où le bon usage de ses soft skills sera clé.

Enfin, pour bien former nos collaborateurs à notre culture d’entreprise et leur rappeler l’importance d’ancrer nos valeurs dans leur travail, nous mettons à leur disposition, dans chaque bureau, des cartes kudos pour se témoigner mutuellement leur reconnaissance. Une belle occasion pour développer ses soft skills en équipe. Le prix ‘Top Banana’ est même décerné chaque trimestre au collaborateur le plus méritant qui a su, sur toute la période, incarner nos valeurs avec le plus de mérite ! 

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