Voici une astuce simple de gestion du temps inventée par le président Eisenhower pour devenir plus productif et moins stressé au travail

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Le monde du travail a beaucoup changé depuis les années 1950, mais certaines choses sont immuables. La gestion du temps, la priorisation du travail et la gestion du stress sont autant d’outils utilisés pour accroître la productivité. Les chercheurs continuent d’explorer des moyens d’être plus efficace au travail. Certaines études montrent qu’établir une routine matinale peut accroître la productivité quotidienne, tandis que d’autres experts suggèrent d’imposer à votre cerveau d’en faire plus.

La « matrice d’Eisenhower », un outil mis au point par l’ancien président américain Dwight Eisenhower, qui fut au pouvoir de 1953 à 1961 aux Etats-Unis, est une méthode qui permet d’accroître la productivité et demeure utile à quiconque s’efforce de mener à bien plusieurs projets à la fois. Cet outil a également été mis en évidence dans le livre à succès de Stephen Covey, « The 7 Habits of Highly Effective People » (« Les 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent », First — mars 2017), qui met en évidence les pratiques quotidiennes efficaces qui aidant à résoudre les problèmes professionnels. La matrice d’Eisenhower est présentée dans le cadre de « Habit 3 ».

Dwight Eisenhower a élaboré cette stratégie lorsqu’il a réalisé qu’il avait besoin d’un meilleur moyen de hiérarchiser ses tâches tout en prenant des décisions présidentielles difficiles. La matrice vous aide à compartimenter les tâches selon leur urgence et leur importance. En d’autres termes, elle divise votre liste de choses à faire en plus petites listes de quatre éléments. Vous pouvez utiliser cet outil et planifier votre semaine en fonction de ce qui est le plus important pour vous et de ce qui aura les résultats les plus significatifs.

Prioriser ce qui est important sur ce qui est urgent

Voici la matrice, tirée d’un livre que Stephen Covey a co-écrit : « First Things First » (Mango Media — avril 2015)

« La matrice d’Eisenhower ». Wikimedia Commons

Les deux principaux critères sont « urgent » et « important ». Alors que les activités urgentes requièrent une attention immédiate, les activités importantes contribuent à votre mission, vos valeurs et vos objectifs. Vous voulez concentrer la majeure partie de votre énergie sur des activités qui sont importantes mais non urgentes — c’est-à-dire les activités qui se situent dans le quadrant II. Selon Stephen Covey, le quadrant II comprend l’établissement de relations, la reconnaissance de nouvelles possibilités, la planification et la prévention. Vous voudrez rester à l’écart du quadrant I, qui est principalement rempli de crises ; du quadrant III, qui comprend les interruptions et les réunions inutiles ; et du quadrant IV, qui comprend les grosses charges de travail et les pertes de temps.

Cela semble assez simple, mais le problème est que nous sommes beaucoup plus susceptibles de nous occuper d’activités urgentes, quelle que soit leur importance, parce qu’elles nous sautent aux yeux. Pensez à un courriel qui arrive, à un téléphone qui sonne ou à un collègue qui fait irruption dans votre bureau.

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« Les affaires urgentes sont généralement visibles », écrit Stephan Covey. « Elles font pression sur nous ; elles insistent sur l’action. Elles sont souvent populaires auprès des autres. Elles sont généralement juste devant nous. Et souvent, elles sont agréables, faciles, amusantes à faire. Mais elles sont très souvent sans importance. » Les activités du quadrant II n’ont au contraire pas les mêmes conséquences immédiates, donc nous sommes moins susceptibles de nous en occuper.

Vous passez probablement trop peu de temps sur des choses qui sont importantes à long terme

Stephen Covey donne un exemple de la façon dont le conflit entre l’urgence et l’importance se joue dans la vie réelle. Il a demandé à un groupe de gestionnaires de centres commerciaux d’identifier un changement qu’ils pourraient apporter et qui aurait un impact énorme sur leurs résultats. Tous les gérants ont déclaré qu’ils établiraient des relations personnelles avec les propriétaires des magasins du centre commercial. Malheureusement, lorsque l’auteur a aidé les gestionnaires à analyser leurs agendas quotidiens, ils se sont rendu compte qu’ils ne consacraient qu’environ 5 % de leur temps à cette activité importante (quadrant II). C’est en grande partie parce qu’ils étaient occupés par d’autres tâches importantes en apparence, comme les réunions et les appels téléphoniques (quadrant I).

Pendant ce temps, les propriétaires de magasins étaient aux prises avec des problèmes d’emploi et d’inventaire, entre autres, et avaient une formation minimale en gestion. Les gérants ont décidé d’être proactifs et de consacrer environ le tiers de leur temps à établir des relations avec les propriétaires de magasins. Par conséquent, selon Stephen Covey, le nombre de gérants a augmenté de 20 %. Et ils ont vu le nombre de commerçants s’accroître en raison de l’augmentation des ventes des magasins du centre commercial.

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Ce qu’il faut retenir ici, c’est qu’il faut parfois prendre du recul pour prendre conscience de la disparité entre la façon dont on devrait utiliser son temps et celle dont on l’utilise effectivement. Vous pouvez ensuite faire un plan pour ajuster votre agenda de façon à consacrer plus de temps et d’énergie aux activités qui produiront des résultats à long terme, au lieu de celles qui produiront des résultats cinq minutes plus tard. 

Par conséquent, selon Stephen Covey, vous vous retrouverez avec moins d’activités du quadrant I à traiter : « Vos crises et vos problèmes seraient réduits à des proportions gérables parce que vous seriez en train de penser en prévision, de travailler sur les racines, de faire des choses préventives qui empêcheraient les situations de se transformer en crises. » Bien sûr, à moins d’être un cadre supérieur, vous aurez du mal à dire que vous ne vous présentez plus à des réunions apparaissant inutiles. Mais ce que vous pouvez faire, c’est résister à l’envie de répondre aux courriels, aux appels téléphoniques et aux demandes de vos collègues dès qu’ils arrivent. (Vous pouvez y répondre à une heure précise plus tard dans la journée).

Une fois que vous avez identifié les tâches qui peuvent attendre, vous pouvez alors utiliser le temps gagné pour planifier à l’avance de grands projets qui feront vraiment une différence pour vous et votre équipe.

Cet article de Lea Bruel et Weng Cheong a d’abord été publié sur BI Prime.

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